ادارة الوقت

إدارة الوقت 

التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة 

إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة. تمكن إدارة الوقت الجيد الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر، ويقلل من التوتر ويؤدي إلى النجاح الوظيفي 

فوائد إدارة الوقت 

القدرة على إدارة وقتك بشكل فعال أمر مهم. تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية، وتقليل الإجهاد، والمزيد من النجاح في الحياة. فيما يلي بعض فوائد إدارة الوقت بفعالية: 

1. تخفيف التوتر 

عمل جدول مهام واتباعه يقلل من القلق. عندما تقوم بإلغاء العناصر الموجودة في قائمة "المهام" الخاصة بك، يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا ملموسًا. يساعدك هذا على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء 

2. المزيد من الوقت 

تمنحك الإدارة الجيدة للوقت وقتًا إضافيًا تقضيه في حياتك اليومية. يتمتع الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال بوجود المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى 

3. المزيد من الفرص

تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة الغير مهمه. مهارات إدارة الوقت الجيد هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل. القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة

4. القدرة على تحقيق الأهداف

الأفراد الذين يمارسون إدارة الوقت الجيدة قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، ويفعلون ذلك في فترة زمنية أقصر

دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق لإدارة الوقت بفعالية:

1. حدد الأهداف بشكل صحيح

ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس. استخدم طريقة SMART عند تحديد الأهداف. في الأساس، تأكد من أن الأهداف التي تختارها محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب

2. إعطاء الأولوية بحكمة

حدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح. على سبيل المثال، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:

• مهم وعاجل: قم بهذه المهام على الفور

• هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام

• عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن

• ليست عاجلة وغير مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا

3. تعيين حد زمني لإكمال المهمة

يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية. إن بذل جهد إضافي صغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معهم

على سبيل المثال، افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات في الوقت المناسب للاجتماع. ومع ذلك، فأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربعة منهم في الوقت المتبقي قبل الاجتماع. إذا أدركت هذه الحقيقة في وقت مبكر، فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر. ومع ذلك، إذا لم تزعج نفسك بفحص الوقت على مهامك مسبقًا، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت. في هذه المرحلة، قد يكون من الصعب جدًا العثور على شخص ما لتفويض إحدى المراجعات له، ويصعب عليه أيضًا انجاز المهمه في الوقت المناسب

4. خذ استراحة بين المهام

عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. اسمح لبعض الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. فكر في الحصول على قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل

5. تنظيم نفسك

استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل. اكتب المواعيد النهائية للمشاريع، أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل. فكر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة

6. إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية

من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة. حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك. تؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من الوقت لقضاءه في أشياء اكثر اهمية

7. التخطيط للمستقبل

تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك القيام به - ما الذي يجب القيام به في ذلك اليوم. ضع في اعتبارك جعلها عادة، في نهاية كل يوم عمل، المضي قدمًا وكتابة قائمة "المهام" ليوم العمل التالي

الآثار المترتبة على ضعف إدارة الوقت

دعونا نفكر أيضًا في عواقب سوء إدارة الوقت

1. ضعف سير العمل

عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة. على سبيل المثال، إذا كان هناك العديد من المهام المهمة التي يجب إكمالها، فستكون الخطة الفعالة هي إكمال المهام ذات الصلة معًا أو بالتتابع. ومع ذلك، إذا لم تكن تخطط مسبقًا، فقد ينتهي بك الأمر إلى القفز ذهابًا وإيابًا، أو التراجع في أداء عملك. هذا يترجم إلى انخفاض الكفاءة وانخفاض الإنتاجية

2. الوقت الضائع

يؤدي سوء إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت ذاته. على سبيل المثال، من خلال التحدث إلى الأصدقاء على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء القيام بمهمة، فإنك تشتت انتباهك وتضيع وقتك

3. فقدان السيطرة

من خلال عدم معرفة المهمة التالية، فإنك تعاني من فقدان السيطرة على حياتك. يمكن أن يساهم ذلك في ارتفاع مستويات التوتر والقلق

4. تدني جودة العمل

عادة ما يؤدي سوء إدارة الوقت إلى تدهور جودة عملك. على سبيل المثال، الاضطرار إلى التسرع في إكمال المهام في اللحظة الأخيرة عادة ما يضر بالجودة

5. سمعة سيئة

إذا لم يستطع العملاء أو صاحب العمل الاعتماد عليك لإكمال المهام في الوقت المناسب، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تتأثر سلبًا. إذا لم يستطع العميل الاعتماد عليك لإنجاز شيء ما في الوقت المحدد، فمن المحتمل أن يأخذوا أعمالهم إلى مكان آخر

اعداد وكتابة: ضياء العامودي